Kamis, 29 Desember 2011

Surat Cinta

Dear kk Sodikin yang tampan,
Selama ini aku kagumi dirimu, walau hanya sesaat pertemuan namun hati ini tak meragukan mu. Walau cinta ini tak kau balas, namun ku tetap mengagumimu..
Manisnya senyumu…
Mata mu…
Tuturkatamu….
Semua yang ada pada mu.
Ku tau diriku s
udah milik orang lain, tapi hati ini tidak bisa di pungkiri..,,,
Bahwaku suka kamu…
Biarlah cinta ini hanya menjadi rahasia…
Aku……dan kamu……
Bukan pembalasan yang ku harapkan….
Yang ku ingin…..
Hanya asal kau tau saja…
Bahwaku selalu memujamu…..
Salammm….                                                                    
Sang Pemujamu

Minggu, 18 Desember 2011

Laporan Kas

Apanya yang anda lakukan dan apa yang dibutuhkan ?…
  • Bila anda mengeluarkan chek/giro untuk pembayaran suatu transaksi artinya proses sudah selesai.
  • Bila mencatat penerimaan kas berarti juga proses sudah selesai. 
Kenapa dikatakan selesai?… Jawabnya sederhana, yaitu karena untuk melakukan pembayaran tersebut anda harus teliti dulu semua dokumen yang terkait dengan hal itu. Bila itu anda lakuan sesudah pembayaran artinya anda telah melakukan kekeliruan. Kenapa untuk transaksi-transaksi yang sudah selesai masih memerlukan pemeriksaan dan waktu tunggu untuk dilaporkan ?…

Berbagai alasan telah saya peroleh, namun umumnya alasan tersebut hanya sebuah trik untuk menutupi ketidakmampuan mereka. Kelalaian mereka sering terjadi dalam menggunakan media yang  sering tidak sesuai, sehingga timbul kesalahan yang menyebabkan timbul masalah. Itulah yang sering membuat proses menjadi lama.

Saya banyak melihat laporan kas bercampur aduk dengan laporan lainnya khususnya yang terkait seperti pembelian, penjualan, hutang dll. , sehingga bila diminta laporan kas juga akan diperoleh informasi pembelian, informasi penjualan informasi piutang, hutang dll. Yang perlu saya pertanyakan kalau melihat begitu, yang menerima laporan berfikirnya kemana?…

Dalam hal informasi Data dan Informasi berbeda tipis. Namun yang pasti Informasi adalah bentuk serdehana dari data karena informasi itu adalah hasil pengolahan data. Semua data tersebut punya keterkaitan dengan yang lainnya. Disini kita harus membuat batasan agar informasi yang dibutuhkan saja yang ditampilkan.

Pada perusahaan menengah dan besar, semua transaksi dilakukan melalu Bank. Artinya semua catatan mengenai Kas dicatat dan dilaporkan oleh Bank, namun permasalahannya Laporan yang diberikan Bank hanya memenuhi kebutuhan pihak bank dan disampaikan ke perusahaan dalam waktu relatif lama tgl 15 s/d 20 setiap Bulannya.  Dalam kasus tertentu perusahaan masih dapat menghubungi Bank misalnya informasi mengenai saldo, tapi apakah setiap saat perusahaan akan menanyakan hal tersebut. Kalau banyak perusahaan bersikap begitu berapa yang dapat dilayani oleh Bank.

Untuk memahami mari kita coba meinventarisasi kebutuhan mengenai kas pada periode tertentu :
  • Berapa penerimaan kas 
  • Berapa penerimaan tunai
  • Berapa pengeluaran kas
  • Berapa Pembayaran tunai
  • Berapa cheque/Giro ditangan
  • Berapa Cheque/Giro Dalam peredaran
  • Melalui rekening mana penerimaan kas
  • Melalui rekening mana kas diterima
  • Kepada siapa dibayarkan
  • Untuk apa dibayarkan
  • Dari transaksi apa diterima
  • Kapa transaksi terjadi
  • Kapan informasi dibutuhkan
  • Dll.
Dapat ditemukan, beberapa kebutuhan tersebut di atas tidak dapat dipenuhi oleh Laporan Bank, karena itu perusahaan harus menutup kekurangan laporan yang diperoleh dari bank tersebut.

Laporan utama dari Kas adalah Laporan Aliran Kas yang sering disebut Chash Flow. Sebutan itu adalah nama dalam bahasa Inggris namun banyak orang lebih suka menggunakannya karena lebih simple dan bahkan lebih dipahami.
Agar lebih jelas kita buat batasan :
Laporan aliran kas adalah laporan Kas masuk, keluar serta perpindahan dari satu rekening kas ke rekening kas lannya.

Dari Laporan Aliran Kas diperoleh Informasi :
  1. Tanggal Efektif  adalah tanggal terjadinya transaksi. perlu dikoreksi dan disesuaikan dengan laporan bank (Rekening Koran).
  2. Nomor Voucher adalah nomor identifikasi voucher transaksi kas. Nomor urut akan terilhat acak karena laporan cashflow didasarkan pada tanggal efektif.
  3. Tanggal Voucher adalah tanggal pencatatan/pembuatan Voucher 
  4. ChkGiro adalah nomor cheque/Bilyed Giro yang digunakan (dapat berisi keterangan lain seperti tunai, KU : Kiriman Uang dll.)
  5. Debitur/Kreditur adalah informasi dari siapa/kepada siapa transaksi tersebut
  6. Debit Jumlah penerimaan kas
  7. Kredit Jumlah pengeluaran Kas
  8. Keterangan adalah informasi singkat yang menjelaskan untuk apa kas tersebut.
  9. Selisih total Kolom debi dan Total Kredit menunjukan Surplus/Defisit pada Transaksi Kas
Cashflow adalah informasi kas menurut catatan Perusahaan.  Tampilkan Cash Flow dapat ditentukan berdasarkan perioda tertentu, Debitur/Kreditur tertentu  dan rekening kas tertentu.  Cashflow rekening kas  pada Bank tertentu perioda bulanan harus dibandingkan dengan catatan Bank terkait untuk menemukan (Rekonsiliasi Bank):
  1. Cheqe/Giro Dalam peredaran ( sudah dicatat oleh perusahaan namun belum dicatat oleh bank)
  2. Perbedaan-perbedaan catatan bank dengan catatan perusahaan. Umumnya tidak signifikan
  3. dll.
Pada Aplikasi yang saya susun anda hanya perlu menyesuaikan tanggal efektif pada lembara kerja excel selanjutnya sistem akan melakukan perubahan sesuai penyesuaian tanggal yang anda  lakukan tersebut.

Untuk informasi yang lebih spesifik digunakan bentuk laporan yang lain seperti pernerimaan kas, pengeluaran kas dll…. Semua laporan disusun dan diolah oleh komputer langsung dari data transaksi sehingga setiap transaksi kas yang dicatat ke sistem komputer langsung merupakan elemen dari laporan Kas yang divisual atau prin-out.

Transaksi, Bukti Transaksi, Jurnal dan Posting

Traksaksi adalah situasi atau kejadian yang melibatkan unsur lingkungan dan mempengaruhi posisi keuangan. Setiap transaksi harus dibuatkan keterangan tertulis seperti  faktur atau nota penjualan atau kwitansi dan disebut dengan Bukti Transaksi. Dalam akuntansi suatu transaksi diukur dengan satuan mata uang. Oleh sebab itu transaksi-transaksi yang bernilai uang saja yang dicatat dalam akuntansi.

Jadi yang dimaksud transaksi dalam akuntansi dalam arti yang spesifik yaitu transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Karena hal tersebut yang disebut dokumen transaksi dalam akuntansi adalah dokumen transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan. Ini adalah satu perbedaan sistem informasi akuntansi dengan sistem informasi manajemen, dimana transaksi dalam sistem informasi manajemen adalah semua kejadian yang melibatkan unser lingkungan baik yang berpengaruh maupun tidak berpengaruh terhadap posisi keuangan.

Pada perusahaan besar yang transaksinya dalam jumlah besar terutama pada transaksi pembelian, perlu dilakukan pengawasan, pemeriksaan  baik terahadap kwantitas maupun kwalitas. Untuk setiap pembelian dibuatkan surat permintaan pembelian (Purchase Request) selanjutnya  Order pembelian (Purchase Order).  Sampai disini belum ada transaksi yang mempengaruhi posisi keuangan dengan demikian dua dokumen tersebut tersebut adalah dokumen akuntansi yang tidak termasuk dalam bukti transaksi. Dokumen tersebut berfungsi hanya sebagai dikumen referensi. 

Dalam proses penerimaan  barang/jasa dibuatkan  “Surat Bukti Penerimaan” atau apapun nama nya sesuai dengan barang atau jasa yang diterima bisa juga “Berita Acara Penerimaan” yang memuat informasi tentang kwantitas dan kwalitas serta menunjukan identifikasi dokumen pengantar supplier dan identifikasi dokument pembelian. Surat bukti penerimaan menunjukan pengaruhnya terhadap posisi keuangan, yaitu penambahan terhadap aset atau biaya. Surat bukti penerimaan ini adalah dokumen akuntansi yang tergolong bukti transaksi. 

Hal yang spesifik dalam membuat bukti transaksi adalah bahwa setiap membuat bukti transaksi dengan sistem komputer, pada saat itu data tersimpan dalam sistem komputer. Data yang tersimpan tersebut selanjutnya diolah oleh sistem komputer menjadi informasi yang berguna. Tidak demikian halnya dengan sistem akuntansi manual dimana data dicatat secara berulangkali dari bukti transaksi sehingga menimbulkan kesan bahwa akuntansi itu sulit dan membuat jenuh.

Jurnal adalah catatan secara sistematis dan kronologis dari transaksi-transaksi finansial dengan menyebutkan perkiraan yang akan didebet dan dikredit, jumlah dan keterangan ringkas. Jurnal merupakan catatan transaksi finansial yang pertama karena itu disebut juga sebagai catatan yang asli (book of original entry). Banyak ragu dengan pernyataan ini kenapa yang pertama, termasuk saya sendiri juga demikian. Selanjutnya saya menarik kesimpulan bahwa jurnal ini adalah sumber informasi untuk berbagai keperluan dalam proses akuntansi khususnya.

Jurnal mempunyai 3 fungsi  yaitu fungsi percatatan, fungsi historis dan fungsi analisis.
Terdapat Bermacam-macam Bentuk Jurnal yang dapat dipakai oleh perusahaan. Bentuk standar jurnal 2 kolom adalah bentuk yang umum digunakan digambarkan sbb:
Hal : 001
Tgl
NomorBukti
Keterangan
Ref
Debit
Kredit
Jan 12
001
Kas
111
9.000.000,-



   Modal
301

9.000.000,-







Posting adalah pemindahan dari buku jurnal ke buku besar. Pada system akuntansi komputer Buku Jurnal dan posting  posting dilakukan secara automatics oleh komputer (auto Posting). Walaupun tidak mutlak, seorang data entry sebaiknya menguasai proses posting yang dilakukan oleh komputer agar bila terjadi kegagalan akan mudah menelusuri kesalahan yang terjadi.

Metode mengerjakan Jurnal dan Posting

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mencatat Jurnal jurnal dan posting. Cara berikut adalah salah satu teknik yang hanya dapat dilakukan dengan dukungan system komputer yang terintegrasi.

Posting dilakukan langsung dari file transaksi  ke rekening-rekening buku pembantu dan lansung diprint-out  ke buku besar. Bukti transaksi terlebih dahulu diproses/dientry ke system komputer sebelum diserahkan ke bagian akuntansi.

       System komputer  dapat menggantikan sebagian besar pekerjaan akuntansi sehingga personal  hanya  meng-entry/Mencatat data transaksi sekaligus mengasilkan bukti transaksi selanjutnya Jurnal, Laporan, posting ke buku besar dan buku pembantu sampai pembuatan neraca, neraca saldo, rugilaba,  perubahan modal serta analisanya dikerjakan oleh komputer.

Proses pencatatan data jurnal pada system akuntansi komputer juga bervariasi tergantung pada prosedure dan metode serta tingkat integrated system yang diterapkan oleh pembuat program aplikasi tersebut.  Banyak program aplikasi accounting siap pakai diperjual belikan  seperti program aplikasi akuntansi komputer yang dikenal secara luas di dunia akuntansi adalah Dac Easy Accounting, MYOB, MAS dll,  namun banyak perusahaan tidak dapat menggunakan program aplikasi tersebut karena beberapa hal, antara lain masalah standarisasi, tingkat kebutuhan perusahaan terhadap informassi yang berbeda dll.      Dac Easy Accounting menggunakan standarisasi negara pembuatnya (Amerika). MAS adalah product local namun apa yang terdapat dalam aplikasi banyak tidak tidak dapat mengaplikasikannya karena berbagai alasan. Untuk itu banyak perusahaan membuat program aplikasi sendiri sesuai dengan system akuntansi yang diterapkan di perusahaannya.

Dengan program ini tugas  operator  hanya  mencatat transaksi yang terintegrasi dengan subs system lain,  selanjutnya komputer akan mengolahnya sampai kesasaran akhir laporan keuangan yaitu neraca, laporan rugi laba dan laporan perubahan modal serta analisanya.

Jurnal Khusus :   
Pada perusahaan besar ternyata transaksi-transaksi yang sama terjadi berulangkali sehingga tidak efektif lagi bila dicatat setiap hari ke dalam jurnal umum. Untuk menghadapi hal tersebut, dilakukan penyesuaian bentuk Jurnal disesuaikan dengan kebutuhan.

Pada jurnal khusus transaksi yang sama dalam perioda tertentu dapat dijurnal satu kali saja. Jurnal khusus memiliki kontrol intern  yang lebih baik karena transaksi telah dikelompokan, dan memungkinkan pembagian tugas sehingga terjadi spesialisasi pekerjaan.

Macam-macam jurnal umum dan jumlah kolom jurnal disesuaikan dengan kebutuhan namun umumnya jurnal umum terdiri dari :
Jurnal Kas, dapat dibagi atas jurnal penerimaan kas untuk mencatat penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas untuk mencatat pengeluaran kas.

  • Jurnal Penjualan, untuk mencatat penjualan kredit. Penjualan tunai merupakan bagian dari jurnal Kas.
  • Jurnal Pembelian, untuk mencatat pembelian kredit, pembelian tunai merupakan bagian dari jurnal kas.
  • Jurnal Memorial (Jurnal Umum) untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dikelompokan pada jurnal-jurnal khusus di atas misalnya ayat penyesuaian, biaya/beban penyusutan, pendapat/biaya bunga,  pendapatan/kerugian kurs. Dll.

Neraca lajur dan ayat penutup

Neraca lajur tidak diperlukan Pada system akuntansi komputer, karena semua proses penyusunan laporan keuangan (Laporan Rugi laba, Neraca, Perubahan modal serta analisanya) dapat dilakukanh oleh komputer.

Pada sistem akuntansi manual, untuk mempermudah menyusunan laporan keuangan dibuat tabel untuk mencatat, meyesuaikan, menggolongkan saldo perkiraan-perkiraan buku besar yang disebut Neraca lajur (work sheet).